SAVOIR RECONNAÎTRE LE TEMPS DE SE RELOCALISER !

La relocalisation d’une entreprise signifie souvent que celle-ci vit de grands changements positifs dans ses activités. Ainsi, vous saurez possiblement que le temps est venu de déménager votre entreprise lorsque vous découvrirez que le prix de votre local connaîtra une hausse ou quand vous vous trouverez à l’étroit dans vos locaux actuels et éprouverez le besoin de vous agrandir.

Il se peut également que votre entreprise doive se relocaliser, car l’endroit ne concorde pas avec vos besoins ou votre clientèle.

Finalement, un fusionnement de quelques entreprises pourrait vous forcer à rallier vos tout derniers alliés au même lieu. Toutes ces raisons s’avèrent d’excellents points vers un déménagement nécessaire, lequel devra se planifier méticuleusement pour que tout se passe dans les règles de l’art.

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LES 4 RAISONS PRINCIPALES DE VOULOIR DÉMÉNAGER MA COMPAGNIE

Souvent, le fait de déménager une entreprise signifie que celle-ci évolue et grandit et qu’elle est prête à relever de nouvelles opportunités.

Comme nous l’avons énoncé plus tôt, les raisons pour un tel déménagement varient entre un lieu de travail devenu mal adapté ou trop petit, des charges nouvelles à relever, etc.

La décision finale vous reviendra après avoir soupesé toutes vos options.

Il n’en tient que de vous pour que la relocalisation devienne une complète réussite après une analyse rigoureuse des critères que vous devrez remplir.

Étudions en détail ces 4 facteurs qui déterminent le bon moment pour votre entreprise de déménager.

Nous nous sentons à l’étroit
	Situation : Je veux agrandir ma société La plupart des entreprises désirent un développement en continu. Rien de plus normal alors qu’une société en pleine expansion ayant besoin éventuellement de plus grands lieux de travail après quelques années d’existence. Le nouvel emplacement a pour but de répondre aux nouveaux impératifs de la compagnie.

L’endroit où nous sommes ne convient plus
	Situation : Mon entreprise est mal située L’entreprise et les locaux où elle se situe doivent refléter l’image de la compagnie. Si l’emplacement actuel ne concorde plus avec celle-ci, il est temps de penser à changer pour une localisation plus adéquate à vos besoins.

Une nouvelle vision
	Situation : J’ai acheté mon concurrent ou nous fusionnons 2 sociétés Plus d’une alliance commerciale se crée dans n’importe quel domaine d’exploitation. Deux compagnies nouvellement fusionnées se doivent souvent de combiner leurs efforts au même endroit afin de réussir. Ainsi, un déménagement est impératif pour rassembler les deux entités maintenant unifiées.

Une entreprise croît en règle générale lorsqu’elle déménage. Elle effectue ce mouvement pour évoluer selon les opportunités qui s’ouvrent devant elle.

Toutefois, tâchez d’accomplir ce déménagement dans les meilleures conditions.

Pour ce faire, plusieurs critères à considérer existent afin d’assurer la réussite de ce projet d’envergure. Une planification rigoureuse est de mise.

Continuez votre lecture pour en apprendre les détails plus bas.

Comment vais-je planifier le déménagement de ma compagnie ?

Votre entreprise doit déménager, peut-être pour les diverses raisons citées plus haut, et vous ne savez comment planifier le tout?

Des interrogations vous passent par la tête afin de savoir par où commencer le processus?  De multiples étapes seront à franchir, mais laquelle devrait se classer en premier dans vos priorités ?

Voici les questions les plus importantes qui devraient vous guider vers un déménagement mené à bon terme afin de vous aider.

Quand devrais-je déménager ?

Le nombre d’employés dans une entreprise affecte ou détermine souvent le temps requis pour un déménagement. Ainsi, des effectifs de 10 individus ou moins pourraient signifier une relocalisation complétée en un mois. Dans le cas de 100 travailleurs ou moins, calculez un minimum de 12 semaines pour effectuer un déménagement efficace tandis que 6 mois s’avéreraient un délai raisonnable pour une compagnie qui compte de 100 à 500 employés. Quant aux plus grandes entreprises (personnel de 500 et plus), une année et bien plus quelquefois est requise afin que la transition s’effectue de façon appropriée. N’oubliez pas de tenir compte de la fin de votre bail pour votre local commercial courant et du temps de préavis nécessaire avant que vous quittiez. Ceci affectera bien entendu le moment de votre départ. Assurez-vous d’envoyer par acte d’huissier ou de lettre recommandée à votre bailleur actuel votre intention d’évacuer les lieux. Prévoyez un minimum de 6 mois avant que votre entreprise déménage pour ce faire.

Vers quel déménageur se tourner ?

Un déménagement géré de main de maître et sans casse doit passer par les mains de déménageurs professionnels. C’est un processus incontournable, particulièrement pour une large société. Ces spécialistes assurent la logistique de l’opération tout en déplaçant les possessions de l’entreprise. De multiples déménageurs certifiés tels Transports Lacombe, Panneton & Panneton ou Déménagement La Capitale (pour ne nommer que ceux-là), offrent leur assistance aux entreprises. Ces experts prennent en charge plusieurs aspects concernant la relocalisation de votre entreprise, dont le transfert des bureaux et : L’organisation du déménagement et la préparation de celui-ci L’emménagement éventuel à l’intérieur des futurs bureaux L’empaquetage et la réfection de vos possessions à relocaliser Les formalités desquelles tenir compte Cependant, avant de passer à l’acte, choisissez avec attention l’entreprise de déménagement avec qui vous ferez affaire. Comparez les devis et les tarifs de différentes compagnies de transfert avant tout. Songez également à acquérir une assurance qui protégera votre matériel déménagé des vols, pertes ou bris durant l’opération. Vous tirerez alors parti de dédommagements si de tels événements surviennent. Comme le mentionne CAA Québec, il est important de trouver un déménageur qualifié et faisant partie de la Commission des Transports du Québec.

Bénéficiez des services d’un déménageur certifié en quelques étapes simples ! Tout d’abord, remplissez les champs du formulaire se situant sur cette page avec les critères de sélection pour votre entreprise.

Ensuite, envoyez la demande de soumissions (jusqu’à 5) et attendez les résultats gratuits ! Vous recevrez des devis de déménageurs locaux et n’aurez plus qu’à faire le choix le plus économique, le tout sans engagement ! Qu’attendez-vous ?

Les éléments à garder en tête lors du déménagement d’une entreprise

Le prestigieux site Les Affaires vous met en garde contre des erreurs à ne pas commettre lors du déménagement de ma société.

Pour résumé, ils mentionnent ces choses à éviter :

LES CHOSES QUE JE NE VEUX PAS FAIRE EN DÉMÉNAGEANT MA COMPAGNIE
Ne pas penser à toutes les dépenses	Les entrepreneurs devraient songer à l’avance à des dépenses futures telles de nouveaux investissements pour des aménagements non anticipés dans les plans de base ou pour de l’équipement plus récent, sans compter les nombreux coûts rattachés à la baisse de production ou même un arrêt complet de celle-ci pendant quelque temps.
Ne pas préserver pour préserver	Il ne faut nullement s’attacher au local quitté en matière d’investissements que vous avez apportés que vous pourriez considérer « perdus » à votre départ. Vous quittez ces lieux pour une raison et votre entreprise n’en sortira que plus grandie. Vous devez tenter par exemple d’oublier les montants investis dans de récentes rénovations si vous désirez passer à autre chose.
Être émotif dans sa relocalisation	Votre raison doit renverser un coup de cœur potentiel. Votre nouvelle localisation doit respecter votre analyse de rentabilité. Ainsi, vous connaîtrez le niveau de risque impliqué ainsi que les opportunités qui vous attendent vraiment. Demandez à une personne tierce qui ne sera pas tenue par les émotions de vous assister dans votre choix. Vous pourriez bénéficier grandement d’une opinion neutre sur le sujet et vos finances aussi.
Oublier nos employés dans la préparation	Considérez vos employés et leur lieu de résidence dans le processus. Demandez-leur également leur moyen de transport pour se rendre au travail. Tenez aussi compte du nombre de stationnements présents au nouvel emplacement. Pensez aux transports en commun si vous déménagez dans un centre urbain. Des employés pourraient même facilement vous conseiller sur l’aménagement ou l’emplacement des futurs locaux en vous présentant leur point de vue.
C’est souvent plus long que prévu	Dans la majorité des cas, les entreprises déménagent durant la fin de semaine afin de limiter la fermeture de la société ou les arrêts en production. Or, cela ne s’avère pas toujours dans la mesure du possible.

Aussi, ces sept (7) éléments de la plus grande importance ne devraient pas être oubliés :

Une inspection détachée des options de locaux commerciaux

Préalable à la sélection de votre nouvel emplacement de travail (locaux commerciaux), assurez-vous d’accomplir un audit de ces lieux.

Procédez à la vérification des normes pour les installations présentes, la capacité de l’endroit et l’état des lieux ainsi que des bâtis entre autres.

Respecter mon bail actuel

Honorez à tout prix le délai de préavis exigé par votre propriétaire, sous peine de frais importants. Informez-vous des conditions de votre bail face à un tel délai à donner.

Estimer mon budget

Un chef d’entreprise se doit absolument de considérer les tarifs amenés par un déménagement de sa société. Cette préoccupation devrait passer en premier lieu.

Ce budget à planifier doit contenir les frais rattachés à l’aménagement du nouvel emplacement, le déménageur et l’achat de nouvel équipement ou mobilier tel des bureaux ou PC.

Le choix du jour « J »

Optez pour une date où vos activités ne seraient pas trop chamboulées.

De coutume, les déménagements se produisent durant les vacances scolaires, les périodes en creux de vague ou vers la fin de l’année (fiscale).

Les rénovations

Vous devrez établir la liste des rénovations à effectuer avant de déménager bien sûr, comme la pose de faux plafonds ou de cloisons, la substitution des revêtements ou la vérification des normes électriques, etc.

Suivre un échéancier

Mettez au point un échéancier duquel vous tiendrez compte durant toute l’opération du déménagement.

Il vous permettra ainsi de bien planifier les tâches individuelles nécessaires à effectuer selon l’étape de la relocalisation atteinte.

Parler avec mes employés

La communication entre vos différents effectifs prédomine.

De ce fait, assurez-vous que tous vos salariés soient tenus au courant des moindres détails du déménagement.

Vos travailleurs auront ainsi amplement de temps pour se préparer, autant au niveau mental que matériel.

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