- Est-ce qu’un déménagement commercial est dans votre calendrier pour la prochaine année ? Si oui, sachez que cet article couvre tout : particularités, services, coûts, planification et les réponses aux questions les plus fréquentes.
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Transfert d’entreprise et bureau au Québec : guide pour déménagement commercial
Déménager une entreprise, des bureaux, du mobilier, de l’équipement, des documents et des employés n’est vraiment pas la même « game » qu’un déménagement résidentiel.
Il y a des horaires de travail à considérer, des obligations légales à respecter, des employés à gérer, des serveurs à déplacer et zéro droit à l’erreur si vous voulez que tout se passe bien le lundi matin.
Particularités d’un déménagement commercial (transfert d’entreprise et bureau)
Un déménagement commercial est toute une opération logistique. Oui, il y a des boîtes à transporter, mais c’est beaucoup plus que ça.
Il y a des équipements et du mobilier à transférer, des documents à protéger, des opérations à assurer, des contrats à honorer et beaucoup de monde à informer.
Dans un déménagement résidentiel, le particulier a le luxe de pouvoir prendre son temps. Mais en affaires, vous ne pouvez pas faire ça. Chaque minute coûte de l’argent.
Quelques particularités :
- Coordonner le déménagement autour des heures de travail de vos équipes.
- Transporter du matériel lourd et des équipements spécialisés.
- Coordonner le transfert informatique et des télécommunications (téléphonie et internet).
- Veiller au respect des obligations légales et juridiques (bail commercial et changement d’adresse officiel).
- Informer les employés par écrit le plus rapidement possible.
Même le processus de sélection d’une entreprise de déménagement commercial a ses particularités.
Impact sur la productivité : combien de temps votre entreprise va-t-elle perdre ?
Selon la taille de votre entreprise, la nature de vos activités et le niveau de planification, un déménagement commercial entraîne en moyenne de 2 à 5 jours de productivité réduite.
Mais si vous êtes vraiment bien organisé, il est possible de descendre ce délai à moins de 24 heures d’interruption.
Pour y arriver, la solution se cache dans la planification en amont. Plus tôt vous commencez et mieux vous êtes préparé, moins vous affectez vos opérations quotidiennes.
Quels sont les services de déménageurs spécialisés en relocalisation de bureau ?
Pour minimiser le temps d’arrêt et faciliter la reprise de vos activités commerciales, les entreprises spécialisées en relocalisation de bureau proposent des services clé en main qui incluent notamment :
- Consultation pré-déménagement
- Planification logistique de l’ancien vers le nouveau bureau
- Professionnel dédié tout au long du processus de transfert
- Démontage et remontage du mobilier
- Emballage et transport de l’équipement informatique
- Relocalisation sécuritaire des documents confidentiels
- Entreposage (au besoin)
Parce qu’un cabinet d’avocat n’a clairement pas les mêmes contraintes qu’une clinique dentaire ou un magasin de détail, les déménageurs commerciaux ont l’habitude de personnaliser leurs services aux besoins des clients.
Les employés doivent-ils emballer leur propre poste de travail ?
Comme il n’y a pas d’obligation universelle de le faire, ça dépend de la politique interne de l’entreprise. Mais idéalement, oui les employés contribuent à l’emballage de leur poste de travail, soit de leurs documents et leurs effets personnels.
Pour faciliter le processus, vous pouvez remettre une à deux boîtes par employé, étiquetées à leur nom.
Quel est le prix d’un déménagement pour une entreprise au Québec ?
Au Québec, le coût d’un déménagement commercial se situe entre 1 $ et 4 $ par pied carré ou entre 120 $ à 210 $ de l’heure pour 2 à 4 déménageurs et un camion.
- Pour une PME de 10 à 50 postes de travail, le prix moyen varie entre 3 000 $ et 20 000 $.
- Un petit bureau de 5 personnes dans le même quartier peut s'en tirer pour 1 500 $.
- Un gros siège social de 100 employés qui traverse la ville, c'est une autre histoire et un budget plus élevé.
À titre d’exemple, voici quelques fourchettes de prix typiques de déménagement d’entreprise au Québec :
| Espace commercial | Fourchette budgétaire moyenne |
|---|---|
| 1 000 pi² | 1 000 $ - 4 000 $ |
| 2 000 pi² | 2 000 $ - 8 000 $ |
| 3 000 pi² | 3 000 $ - 12 000 $ |
| 4 000 pi² | 4 000 $ - 16 000 $ |
| 5 000 pi² | 5 000 $ - 20 000 $ |
| 10 000 pi² | 10 000 $ - 40 000 $ |
Quels facteurs affectent le coût d’un déménagement commercial ?
Le prix d’un transfert d’entreprise et bureau est principalement influencé par :
- Coût au pied carré, horaire ou forfaitaire
- Distance entre les anciens et les nouveaux bureaux
- Prix de l’essence
- Quantité de boîtes, mobiliers et équipements à déménager
- Type de matériel à déménager (lourd, fragile, informatique, etc.)
- Période de l’année
Pas par pessimisme, mais par expérience, il est recommandé d’ajouter systématiquement 10% à 15% de contingence à votre budget.
Comment organiser un déménagement d’entreprise au Québec ?
L’organisation d’un déménagement commercial se fait minimum 8 semaines avant la date cible. Plus vos bureaux sont grands et plus votre équipe est nombreuse, plus ce délai s’allonge.
Les étapes d’un déménagement d’entreprise (checklist)
Est-ce possible de déménager sans fermer ?
Oui, il est tout à fait possible de déménager sans fermer vos portes. D’ailleurs, la majorité des PME québécoises déménagent sans perdre une seule journée de travail.
Pour ne pas affecter la productivité, il est important de par phases, pendant les heures de fermeture de l’entreprise et utiliser le télétravail à votre avantage.
Comment minimiser les interruptions d'activité pendant un déménagement de bureau ?
Pour minimiser les interruptions d’activité et ne pas affecter la productivité de vos employés, il est préférable d’organiser le déménagement en plusieurs étapes, par exemple par équipes ou départements, et de prévoir les principales opérations informatiques en dehors des heures normales de travail, comme en soirée ou durant la fin de semaine.
Maintenez également une équipe essentielle en télétravail pendant la transition et vérifiez à l’avance que les réseaux et systèmes de connexion fonctionnent correctement dans les nouveaux bureaux dès l’installation.
Étude de cas : déménagement d’un bureau à Montréal
Une agence marketing de Rosemont, de 34 employés, devait quitter ses locaux du Plateau pour s’installer dans Griffintown.
- Budget estimé : 14 000 $
- Délai souhaité : un seul week-end
Situation : deux serveurs, 34 postes de travail, une salle de conférence équipée et un bail qui se terminait le 30 du mois.
Déménagement : ils ont mandaté un déménageur commercial spécialisé en bureaux dix semaines à l’avance. L’entreprise a fait le déménagement le vendredi soir et le samedi. Le service IT a été transféré en parallèle par leur prestataire informatique. Le lundi matin à 9h00, tout le monde travaillait.
Après le déménagement : le déménagement leur a coûté 11 200 $ (sous le budget), aucune journée de fermeture, aucun matériel endommagé.
Le prestataire avait déjà fait trois déménagements similaires dans Griffintown et connaissait les contraintes de l’immeuble.
FAQ - Questions fréquentes sur le déménagement d’entreprise au Québec
Combien de temps à l'avance planifier un déménagement commercial ?
Pour un déménagement commercial, les experts recommandent de commencer à planifier au moins 3 à 6 mois d’avance. Ceci étant dit, pour certaines grandes entreprises, ça peut prendre jusqu’à 1 an.
Combien de temps faut-il pour déménager une entreprise ?
En moyenne, ça prend entre 1 et 3 jours pour tout transférer au nouvel emplacement et de 1 à 2 jours supplémentaires pour tout réinstaller. On parle donc d’un délai moyen total de 2 à 5 jours.
Faut-il aviser ses clients, fournisseurs et partenaires lors d'un déménagement d'entreprise ?
Oui et le plus tôt possible. Oublier un fournisseur clé ou un client important est le genre de détail qui coûte cher en confusion, en factures perdues ou en livraisons ratées.
Avant le déménagement, faites la mise à jour sur tous vos points de contact : Google Business Profile, site web, réseaux sociaux, signatures courriel et en-tête de vos factures. Ensuite, envoyez une communication directe à vos clients actifs et à vos fournisseurs.
Faut-il informer le Registraire des entreprises (REQ) d’un changement d’adresse ?
Oui, c’est obligatoire. Au Québec, en vertu de la loi, toute entreprise immatriculée doit mettre à jour son adresse au REQ dans les 30 jours suivant le changement.
La mise à jour se fait en ligne sur le site du Registraire des entreprises du Québec. Ça prend moins de 10 minutes à faire et ça évite des complications administratives ou des amendes inutiles.
Pendant que vous y êtes, mettez aussi à jour votre adresse auprès de Revenu Québec et de l’Agence du revenu du Canada parce que ces deux organismes ne se parlent pas entre eux.
Le déménageur commercial s'occupe-t-il du démontage du mobilier ?
Ne présumez pas que c’est inclus, car ça dépend du contrat. La plupart des déménageurs commerciaux offrent le démontage et remontage en option ou en extra. Si c’est un service qui vous intéresse, clarifiez-le avec l’entreprise de déménagement via la soumission et le contrat.
Peut-on déduire les frais de déménagement d'entreprise au Québec ?
Oui, dans la majorité des cas, les frais de déménagement liés à l’exploitation d’une entreprise sont déductibles comme dépenses d’entreprise. Ça inclut les déménageurs, le transport et certains frais connexes.
Consultez votre comptable pour confirmer ce qui peut être déduit, car les règles varient selon la structure juridique de votre entreprise.
Comment choisir un déménagement spécialisé en commercial ?
Pour choisir un déménageur commercial, vérifiez ces 5 critères : assurance responsabilité civile commerciale, expérience prouvée en déménagement d’entreprise, références vérifiables et positives, équipement adapté et flexibilité horaire.
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